Gervigreind í tilboðsgerð og sölu: hvar hún sparar tíma

Ef tilboð eru skrifuð frá grunni

Þegar hvert tilboð byrjar á auðu blaði

Þetta er algengara en fólk viðurkennir, sérstaklega þar sem einn eða tveir sjá um alla sölu og hafa „þetta allt í hausnum”. Vandinn er ekki að tilboðin séu léleg — þau eru oft mjög góð, af því sá sem skrifar þau kann fagið. Vandinn er að þau eru dýr í tíma og að þekkingin fer með manneskjunni ef hún fer í frí eða hættir.

Fyrsta skrefið hér er ekki gervigreind. Það er að safna síðustu tíu til tuttugu tilboðum á einn stað og láta vélina lesa þau. Út úr því kemur það sem þú hefur aldrei haft tíma til að skrifa: sniðmát með þínu orðalagi, þínum fyrirvörum og þínum verðum. Þaðan getur gervigreind skilað fyrsta uppkasti út frá stuttri lýsingu — „þrír gluggar, útskipti, Hafnarfjörður” — sem þú lagar frekar en skrifar.

Það sem ég sé oftast er að tíminn sem sparast er ekki mestur við skriftirnar sjálfar heldur við að þurfa ekki að byrja. Það er byrjunin sem frestast fram á kvöld.

Ef sniðmát eru notuð

Þegar sniðmátið er til — en verðin og textinn eru handunnin

Þú ert lengra kominn en flestir. Sniðmátið sparar uppsetninguna, en það sem eftir stendur er handavinna: sækja verð, reikna magn, laga textann að viðskiptavininum, muna hvað var sagt í símtalinu. Og svo á að afrita niðurstöðuna í töflu eða kerfi.

Hér getur gervigreind tekið við allri miðjunni. Hún les tölvupóstinn eða minnispunktana úr símtalinu, fyllir sniðmátið, sækir verðin úr verðskránni þinni og skilar tilboðinu tilbúnu til yfirlestrar. Það sem þú gerir er að lesa yfir og senda. Ef sniðmátið er í Word eða Excel þarf ekki að skipta um neitt — vélin vinnur ofan á það sem þú átt.

Það sem gerir gæfumuninn á þessu stigi er verðskráin. Ef hún er til á einum stað og er rétt, er þetta vikuverk að setja upp. Ef hún býr í hausnum á tveimur starfsmönnum, er fyrsta verkið að ná henni út.

Ef tilboð koma úr kerfi

Þegar kerfið býr til tilboðið — og allt annað er samt handvirkt

Kerfið sér um útlitið og reikninginn, en það sem tekur tíma er það sem gerist á undan og eftir: að setja inn línurnar, skrifa lýsingu sem viðskiptavinurinn skilur, og fylgja eftir. Flest sölu- og bókhaldskerfi á Íslandi — Uniconta, DK, Regla og fleiri — eru góð í að geyma tilboð en léleg í að hjálpa þér að búa þau til.

Gervigreind tengd við kerfið getur tekið fyrirspurn úr pósti, breytt henni í tilboðslínur, sett þær inn og skrifað mannlega lýsingu ofan á. Og hún getur séð hvaða tilboð hafa ekki fengið svar í viku og minnt þig á — eða skrifað eftirfylgnipóstinn sjálf til samþykktar.

Það sem ég passa alltaf hér er að vélin skrifar aldrei beint í kerfið án þess að einhver samþykki. Kerfið er bókhald; villur þar eru dýrari en klukkutími í yfirlestri.

Almennt um tilboðsgerð

Sama hvernig tilboðin verða til

Tíminn í tilboðsgerð fer sjaldnast í tilboðið sjálft heldur í það sem er í kringum það: verð, fyrri samskipti, endurtekinn texti, eftirfylgni. Það er nákvæmlega sú vinna sem gervigreind ræður best við, óháð því hvort þú byrjar á auðu blaði, sniðmáti eða kerfi.

Færri en fimm tilboð á viku

Fá tilboð, hvert þeirra skiptir máli

Með fá tilboð á viku er sjálfvirknivæðing á tilboðsgerðinni sjálfri sjaldan það sem borgar sig fyrst. Tilboðin eru líklega stór, sérsniðin og seld í samtali — og þá er klukkutími í skrif ekki vandamálið.

Það sem tapast hjá þér er annað: eftirfylgnin. Stór tilboð deyja af því enginn hringdi á réttum tíma. Einföld lausn sem heldur utan um hvert tilboð, veit hvenær það var sent og hvenær var lofað svari, og skrifar hnitmiðaðan eftirfylgnipóst sem þú samþykkir, skilar oft meiru en nokkur tilboðsvél. Og hún tekur daga, ekki vikur, að setja upp.

Fimm til tuttugu tilboð á viku

Nógu mörg til að handavinnan sé farin að svíða

Þetta er staðan þar sem gervigreind í tilboðsgerð skilar mestu miðað við kostnað. Tilboðin eru nógu mörg til að sniðmát og sjálfvirkt uppkast spari raunverulegan tíma í hverri viku, en ekki svo mörg að þú þurfir fullt sölukerfi með öllu tilheyrandi.

Það sem ég myndi byrja á: sjálfvirkt fyrsta uppkast úr fyrirspurn, verðskrá á einum stað, og eitt yfirlit yfir opin tilboð með eftirfylgni. Þrjú verk, í þessari röð, hvert þeirra sjálfstætt. Þú sérð árangur af því fyrsta áður en þú ákveður um það næsta.

Fleiri en tuttugu tilboð á viku

Þegar magnið sjálft er vandamálið

Á þessu stigi ertu líklega með fleiri en einn í sölu og tilboðin eru misjöfn að gæðum eftir því hver skrifar. Sjálfvirknivæðing skilar tvennu: tíma, og samræmi. Öll tilboð með sama orðalagi, sömu fyrirvörum, sömu verðum — óháð því hver sendir.

Hér er líka fyrst raunhæft að láta gögnin vinna til baka: hvaða tegund tilboða er samþykkt, hver ekki, hve langan tíma tekur svar. Það eru spurningar sem enginn hefur tíma til að svara handvirkt en vél svarar á morgnana. Þetta er stærra verk en hin tvö og ég myndi alltaf byrja á einu horni — einni tilboðstegund, einum sölumanni — áður en það er sett á alla.

Óháð fjölda

Fjöldinn ræður stærð lausnarinnar

Fá tilboð kalla á betri eftirfylgni; mörg kalla á sjálfvirkt uppkast og samræmi. Það sem breytist ekki er reglan: byrja á einu verki, mæla, bæta næsta við þegar það fyrsta er farið að skila.

Microsoft 365

Með Microsoft 365 er byrjunin næst

Outlook og Word eru þar sem tilboðin þín verða til nú þegar, og gervigreind getur unnið beint þar — lesið fyrirspurn í Outlook, fyllt Word-sniðmát, lagt uppkast í drög. Copilot gerir hluta af þessu úr kassanum, en það sem það gerir ekki er að þekkja verðskrána þína og orðalagið þitt. Það er það sem ég set upp ofan á.

Google Workspace

Með Google Workspace er tengingin einföld

Gmail, Docs og Sheets eru opin kerfi sem gervigreind tengist auðveldlega. Verðskrá í Sheets, sniðmát í Docs og fyrirspurnir í Gmail — vélin les úr öllum þremur og skilar uppkasti í Docs sem þú sendir. Oftast þarf engan nýjan hugbúnað, bara tengingu.

Uniconta, DK eða sambærilegt

Þegar tilboðin búa í bókhaldskerfinu

Uniconta og DK hafa bæði tengimöguleika sem gera kleift að lesa verð og vörur út og setja tilboðslínur inn. Það þýðir að gervigreind getur tekið fyrirspurn og skilað tilboði í kerfið — ekki bara í Word. Ég hef smíðað sýnidæmi af nákvæmlega þessu flæði og get sýnt þér það í tíu mínútna símtali. Reglan er alltaf sú sama: ekkert fer inn í kerfið án samþykkis manneskju.

Annað eða blanda

Blanda af kerfum er venjan, ekki undantekningin

Flest fyrirtæki eru með Outlook fyrir póst, Excel fyrir verð og eitthvað þriðja fyrir reikninga. Það er í lagi. Gervigreind er góð í að vera límið á milli — hún þarf ekki að öll gögn séu á einum stað, bara að þau séu aðgengileg. Fyrsta skrefið er að kortleggja hvar hvað býr; það tekur klukkutíma og er hluti af fríu greiningunni.

Óháð kerfum

Kerfin ráða leiðinni, ekki hvort það er hægt

Nánast öll kerfi sem íslensk fyrirtæki nota — Microsoft, Google, Uniconta, DK — er hægt að tengja við gervigreind. Spurningin er aldrei hvort, heldur hvar það er auðveldast að byrja.