Flest íslensk fyrirtæki hafa prófað ChatGPT. Fá hafa látið gervigreind sjá um verk sem áður tók klukkutíma á viku. Munurinn liggur sjaldnast í tækninni — hann liggur í því hvar hún er sett niður.
Það er auðvelt að lesa almennar greinar um gervigreind. Þær segja þér að auka skilvirkni og skilja þig eftir jafn langt frá fyrsta skrefinu. Þessi grein reynir annað: hún spyr þig tveggja spurninga og lagar restina að því sem þú svarar. Viltu frekar lesa allt í röð er hlekkur neðst.
Mynstrið sem ég sé hjá íslenskum fyrirtækjum er nokkuð skýrt. Þau sem fá mest út úr gervigreind byrja ekki á stefnumótun eða stórum kerfum. Þau finna eitt verk sem er endurtekið, mælanlegt og pirrandi — og láta vélina taka það. Hvaða verk það er fer aðallega eftir tvennu: stærð fyrirtækisins og hvar tíminn tapast.
Byrjum þar. Hvað starfa margir hjá þér?
Svarið ræður hvaða kafli birtist næst.
Fyrir 1–10 manna fyrirtæki
Þegar sami maðurinn sér um allt
Í litlu fyrirtæki er gervigreind ekki stór innleiðing. Hún er aukapar af höndum sem svarar fyrirspurnum á kvöldin, skrifar tilboð eftir þínum eigin sniðmátum og flokkar reikninga áður en þú opnar bókhaldið á föstudegi.
Tvennt skiptir máli á þessari stærð. Fyrsta lausnin þarf að komast í gagnið á dögum, ekki mánuðum. Og eigandinn má ekki þurfa að læra nýtt kerfi til að hún virki — hún á að gerast inni í póstinum og skjölunum sem hann notar hvort eð er.
Algengustu mistökin hér eru að byrja á vefspjallara af því að allir eru með hann. Fyrirspurnir sem koma inn í gegnum síðuna eru sjaldan flöskuhálsinn. Það er tíminn sem fer í að vinna úr þeim.
Fyrir 10–50 manna fyrirtæki
Þegar ferlarnir eru til — bara í hausnum á þremur starfsmönnum
Á þessari stærð er þekkingin oftast dreifð. Einn veit hvernig tilboð eru verðlögð, annar hvernig kvartanir eru meðhöndlaðar, þriðji hvar gögnin liggja. Þegar einhver þeirra er í fríi stoppar verkið.
Gervigreind skilar mestu þegar hún er lögð ofan á þessa dreifðu þekkingu: innri aðstoðarmaður sem svarar starfsfólki út frá ykkar eigin skjölum, sniðmátum og sögu — ekki út frá internetinu.
Hér borgar sig að byrja á stuttri greiningu: hvaða þrjú verk taka mestan samanlagðan tíma yfir allt starfsfólkið? Svarið kemur fólki nánast alltaf á óvart, því verkin eru sjaldan þau sem sjást á skipuritinu.
Fyrir fyrirtæki með 50+ starfsmenn
Þegar áskorunin er ekki tæknin heldur innleiðingin
Stærri fyrirtæki hafa yfirleitt nú þegar aðgang að Copilot, ChatGPT eða sambærilegu. Tólin eru keypt. Vandinn er að lítill hluti starfsfólks notar þau daglega og restin opnaði þau einu sinni.
Verðmætin liggja í því að velja tvö til þrjú ferli þar sem gervigreind er byggð inn í vinnuflæðið sjálft, frekar en boðin sem valkostur við hliðina á því.
Á þessari stærð skipta persónuvernd, gagnaöryggi og skýr eigandi hvers ferlis mestu máli. Það hljómar leiðinlegt en er nákvæmlega það sem fellir flest stór gervigreindarverkefni sem ég hef séð hér á landi.
Almennt um stærð
Óháð stærð: eitt verk, ein mæling
Fyrirtækin sem ná árangri velja eitt endurtekið verk, mæla hvað það kostar í tíma í dag, og sjálfvirknivæða það áður en þau snerta nokkuð annað. Stærðin ræður hvaða verk er skynsamlegast að byrja á — en aðferðin er sú sama hjá tveggja manna fyrirtæki og hundrað manna.
Og hvar tapast mestur tími hjá ykkur?
Veldu það sem pirrar mest — ekki það sem hljómar best.
Tölvupóstur og fyrirspurnir
Pósthólfið sem borðar daginn
Þetta er langalgengasti byrjunarpunkturinn og af góðri ástæðu. Fyrirspurnirnar eru endurteknar, svörin eru að mestu til nú þegar, og hver klukkutími sem sparast sést strax sama dag.
Lausnin les fyrirspurnina, flokkar hana, semur svar úr ykkar eigin sniðmátum og verðskrá — og starfsmaðurinn samþykkir eða lagar með einum smelli. Vélin sendir ekkert sjálf fyrr en þið treystið henni.
Íslensk fyrirtæki reka sig gjarnan á tungumálið hér. Almenn tól svara oft á stirðri íslensku. Lausnin er að byggja á ykkar eigin svörum og orðalagi, ekki að biðja vélina að vera kurteis á íslensku.
Tilboð og sala
Tilboðið sem tekur þrjá daga að skrifa
Sölufólk eyðir furðu litlum hluta dagsins í að selja. Stór hluti hans fer í að setja saman tilboð, uppfæra CRM, skrifa eftirfylgnipósta og leita að því hvað var sagt síðast.
Gervigreind sem er tengd við CRM-ið og fyrri tilboð getur skilað fyrsta uppkasti á mínútum, með ykkar verðskrá og skilmálum, og minnt á eftirfylgni áður en leiðin kólnar.
Ég hef smíðað CRM-kerfi frá grunni fyrir fyrirtæki sem fann ekkert tilbúið sem passaði við ferlið sitt. Sjá dæmi um verk sem ég hef unnið.
Bókhald, skýrslur og gögn
Skýrslan sem er alltaf viku gömul
Gögnin eru yfirleitt til — í bókhaldskerfinu, í Excel, í sölukerfinu. Vandinn er að enginn hefur tíma til að draga þau saman fyrr en um mánaðamót, og þá er of seint að bregðast við því sem þau sýna.
Mælaborð sem er tengt beint við kerfin skilar stöðunni eins og hún er í dag og svarar spurningum stjórnenda á mannamáli: hvaða viðskiptavinir hafa ekki keypt í 60 daga?
Þetta er flokkurinn þar sem munurinn á gervigreind og góðri gagnavinnu er óskýrastur, og það er í lagi. Ég hef tengt mælaborð beint við Uniconta fyrir fyrirtæki sem var að draga tölurnar saman í höndunum.
Innri ferlar og handavinna
Handavinnan sem enginn sér
Afrita úr einu kerfi í annað. Setja saman vikuyfirlit. Fara yfir umsóknir, pantanir eða reikninga eftir sömu reglum aftur og aftur. Þessi verk sjást sjaldan í skipuriti en éta upp mannár.
Gervigreind ræður sérstaklega vel við ferli sem ganga út á að lesa, meta, flokka og áframsenda — þar sem reglurnar eru að mestu til, en með nógu mörgum undantekningum til að venjuleg sjálfvirkni hafi gefist upp.
Fyrsta skrefið er einfalt og kostar ekkert: láttu starfsfólk skrá í eina viku hvað það gerir sem því finnst heimskulegt. Listinn er alltaf lengri en stjórnendur bjuggust við.
Almennt um tímaþjófa
Hvar sem tíminn tapast
Fjórir flokkar ná yfir nánast allt sem íslensk fyrirtæki sjálfvirknivæða í dag: fyrirspurnir, tilboð, gögn og innri handavinna. Rétta byrjunin er sá flokkur þar sem sami starfsmaðurinn andvarpar oftast.
Hvað svo?
Sama hvaða leið þú fórst í gegnum þessa grein er niðurstaðan svipuð. Veldu eitt verk. Mældu hvað það kostar í tíma í dag. Sjálfvirknivæddu það áður en þú snertir nokkuð annað.
Skili það árangri hefurðu bæði sönnun og reynslu fyrir næsta skrefi. Skili það engu hefurðu tapað litlu — og veist meira en þú gerðir.