ChatGPT eða Copilot fyrir fyrirtæki: hvort og hvenær?

Microsoft 365

Í Microsoft 365 er Copilot nær hendi

Ef dagurinn þinn fer fram í Outlook, Word, Excel og Teams er Copilot eðlilegi kosturinn. Ekki af því það sé gáfaðra en ChatGPT, heldur af því það er þar sem þú ert. Það dregur saman þráðinn sem þú ert að lesa, skrifar uppkast að svari í sama glugga og sér skjölin sem þú hefur aðgang að.

Fyrir stjórnanda sem eyðir hálfum deginum í póst og fundi er það nóg til að áskriftin borgi sig, ef hann notar hana. Þar liggur „ef-ið”: Copilot bætir engu við daginn fyrr en einhver hefur sýnt fólki þrjú verk sem það á að nota það í.

Það sem Copilot gerir ekki úr kassanum: það þekkir ekki verðskrána þína, skilmálana eða svörin sem fyrirtækið hefur sent í fimm ár, nema þau séu snyrtilega vistuð þar sem það les. Oftast eru þau það ekki.

Google Workspace

Í Google Workspace er ChatGPT oft nær

Google á sína eigin gervigreind inni í Gmail og Docs, og hún gerir svipað og Copilot gerir hjá Microsoft. En í mörgum íslenskum fyrirtækjum sem eru á Google er fólk þegar vant ChatGPT og notar það við hliðina á Docs. Það er í lagi. Fyrirtækjaáskrift að ChatGPT með sameiginlegu vinnusvæði er þá oft einfaldasta skrefið, því fólk þarf ekki að læra neitt nýtt.

Það sem skiptir máli er ekki hvort tólið heitir ChatGPT eða Gemini heldur hvort svörin ykkar, verðin og sniðmátin eru á einum stað sem tólið getur lesið. Google Drive með skipulagi er það. Google Drive með „Ýmislegt” og „Gamalt” er það ekki.

Hvorugt tólið skrifar sjálfkrafa svar við pósti úr ykkar eigin fyrri svörum án þess að einhver tengi það. Það er verkið sem ég set upp ofan á áskriftina.

Uniconta, DK eða sambærilegt

Þegar vinnan býr í bókhaldskerfinu þekkir hvorugt hana

Ef stærsti hluti dagsins fer fram í Uniconta, DK eða sölukerfi, þá er hvorki ChatGPT né Copilot þar. Þau sjá ekki reikningana, lagerstöðuna eða tilboðin nema þú afritir tölurnar yfir í gluggann. Það gerir fólk tvisvar og hættir svo.

Það þýðir ekki að áskrift sé gagnslaus. Hún nýtist í skrif, samantektir og hugmyndavinnu, og það er þess virði fyrir þá sem skrifa mikið. En hún svarar ekki spurningunni sem eigandinn spyr á mánudagsmorgni: hvernig gekk síðasta vika og hvað er að klárast?

Þar byrjar verk sem er annars eðlis en áskrift: gervigreind sem les beint úr kerfinu og skrifar samantekt án þess að nokkur slái inn tölu. Hvernig það lítur út er í greininni um AI mælaborð tengt bókhaldinu.

Annað eða blanda

Blanda af kerfum: veldu tólið sem flestir opna hvort eð er

Flest fyrirtæki eru með Outlook fyrir póst, Excel fyrir verð, eitthvað þriðja fyrir reikninga og síma fyrir allt hitt. Þá er svarið ekki að velja tól eftir eiginleikum heldur eftir því hvar fólk er þegar. Ef pósturinn er í Outlook er Copilot nær; ef ekki, er ChatGPT einfaldara og óháð kerfum.

Það sem ég myndi gera fyrst er klukkutíma kortlagning: hvar býr verðskráin, hvar búa svörin sem eru send aftur og aftur, hvar búa sniðmátin. Tólið sem þú velur getur aðeins unnið úr því sem það nær í, og í blönduðu umhverfi nær það oftast í minna en fólk heldur.

Óháð kerfum

Kerfin ráða hvort tólið er nær, ekki hvort þú þarft það

Copilot er nær þeim sem lifa í Microsoft, ChatGPT þeim sem gera það ekki. Hvorugt sér bókhaldið, verðskrána eða fyrri svörin nema einhver tengi það. Spurningin er aldrei hvort tólið er gott, heldur hvar vinnan þín býr í dag.

Hafið ekki prófað neitt enn

Byrjaðu á einu leyfi, ekki öllum

Ef ekkert hefur verið prófað er freistandi að kaupa áskrift fyrir alla og sjá hvað gerist. Ég ráðlegg það ekki. Kauptu eitt eða tvö leyfi handa þeim sem skrifa mest, gefðu þeim þrjú verk að nota það í og horfðu í mánuð. Þá veistu hvort tólið sparar tíma hjá ykkur, og hjá hverjum.

Það sem ég sé oftast er að ávinningurinn lendir hjá fáeinum manneskjum í hverju fyrirtæki: þeim sem skrifa tilboð, svara pósti eða setja saman skýrslur. Hinir hafa ekki verk sem tólið hjálpar við, og leyfið þeirra er það sem enginn opnar.

Áður en þú kaupir neitt er líka vert að lesa hvernig íslensk fyrirtæki nota gervigreind. Oft er fyrsta verkið ekki áskrift heldur eitthvað sem er tengt við kerfi sem þið eigið.

Hafið prófað ChatGPT eða álíka

Spurningin er ekki hvort þú þurfir Copilot líka

Ef ChatGPT er þegar í notkun hjá ykkur þarftu sjaldnast annað tól við hliðina. Fólk sem er vant einum glugga skiptir ekki yfir í annan af því hann er innbyggður. Það sem borgar sig er að gera það sem er þegar í notkun að fyrirtækistóli: sameiginlegt vinnusvæði, sniðmát sem allir nota, og skýrar reglur um hvað má setja inn og hvað ekki.

Reglurnar eru atriðið sem flestir sleppa. Starfsmaður sem límir inn viðskiptavinalista eða tilboð til að láta vélina laga textann er að senda gögn fyrirtækisins úr húsi. Fyrirtækjaáskriftir eru með stillingar fyrir þetta sem ókeypis útgáfan hefur ekki, og flestir byrja á henni. Lestu skilmálana áður en þú treystir þeim.

Næsta skref eftir það er ekki annað tól heldur tenging: gervigreind sem skrifar uppkast að svari úr ykkar eigin fyrri póstum, ekki úr internetinu. Hvernig það virkar er í greininni um gervigreind í pósthólfinu.

Eitthvað er komið í notkun

Teldu fyrst hver opnar það sem þið borgið fyrir

Ef Copilot eða ChatGPT er þegar komið í áskrift hjá hópi starfsmanna er fyrsta verkið ekki að bæta við heldur að telja. Hve mörg leyfi eru greidd, hve mörg eru opnuð í viku, og hjá hverjum. Talan kemur stjórnendum nánast alltaf á óvart.

Þegar hún liggur fyrir eru tvær leiðir. Fækka leyfum niður í þá sem nota þau, og spara mánaðarlega. Eða velja eitt ferli þar sem tólið er byggt inn í vinnuna, ekki boðið sem valkostur við hliðina á henni, og mæla hvort fleiri fara að nota það. Ég myndi gera hvort tveggja, í þessari röð.

Hvað slíkt verk kostar, á móti áskrift sem enginn opnar, fer ég yfir í greininni um hvað gervigreind kostar.

Óháð því hvað þið hafið prófað

Áskrift er byrjun, ekki innleiðing

Hvort sem ekkert er prófað, ChatGPT er í notkun eða leyfi eru þegar keypt, er mynstrið það sama: tólið skilar engu fyrr en einhver hefur gefið því verk, sett reglur um gögnin og talið hver notar það. Það er klukkutíma vinna sem fæstir gera.